Melaksanakan Lebih Banyak Dengan Sumber Lebih Sedikit

Kapankah terakhir kali kita diberitahu bahwa kita diberitahu bahwa kita diberi waktu menyelesaikan suatu proyek sebanyak yang kita inginkan? Pernahkah kita diberi tahu bahwa sumber kita untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tidak terbatas? Apakah kita boleh mempekerjakan  pegawai ekstra untuk mengatasi puncak-puncak kesibukan dalam beban pekerjaan kita? Apakah mutu dapat dikorbankan hanya untuk dapat memenuhi suatu kuota?

Jika jawaban kita adalah "tidak pernah", "tidak pernah selama hidupku", "tidak pasti" dan "tidak mungkin" maka kita tidak sendirian. Pasti suatu ketika kita semua pernah diminta untuk mengurangi biaya, memproduksi lebih cepat dan/atau meningkatkan kepuasan pelanggan. Realitas iklim bisnis dewasa ini adalah bahwa kita harus melaksanakan lebih banyak dengan sumber lebih sedikit.

Sayangnya di masa yang akan datang, kemungkinannya, Kita akan lebih sering diminta untuk berbuat demikian. Pegawai yang sukses dimasa mendatang adalah mereka yang dapat menyesuaikan diri dengan iklim yang menantang dan sudah membuat rencana untuk menghadapinya. Coba perhatikan contoh berikut :

• "Anggaran baru saja masuk dan kita perlu mengurangi daftar gaji kita..."
• "Pelanggan terbesar kita ingin kita meningkatkan waktu perputaran kita menjadi dua hari saja tanpa mempengaruhi harga ..." 
• "Dua orang pekerja pemuat barang baru saja melapor sakit dan sudah terlambat untuk mencari pengganti mereka ..."
• "Kita berada dalam titik yang kritis dalam pelaksanaan proyek dan membuat keputusan yang salah dapat membahayakan arah tujuan proyek ..."

Kedengaran akrab? Marilah sekarang mempertimbangkan beberapa dari ketrampilan perencanaan yang kita perlukan untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut :

• "Anggaran baru saja masuk dan kita perlu mengurangi daftar gaji kita..." Keterampilan yang diperlukan : membuat perkiraan, menentukan prioritas, analisis Pareto.
• "Pelanggan terbesar kita ingin kita meningkatkan waktu perputaran kita menjadi dua hari saja tanpa mempengaruhi harga ..." Keterampilan yang diperlukan : Analisis sintem dan proses, Menetapkan tujuan, perencanaan strategis.
• "Dua orang pekerja pemuat barang baru saja melapor sakit dan sudah terlambat untuk mencari pengganti mereka ..." Keterampilan yang diperlukan :membuat rencana darurat, mendefinisikan kembali tugas kerja, mengawasi kemajuan.
•  "Kita berada dalam titik yang kritis dalam pelaksanaan proyek dan membuat keputusan yang salah dapat membahayakan arah tujuan proyek ..." Keterampilan yang diperlukan : definisi dari visi dan sasaran, analisis jalur krisis, simulasi (membayangkan).

Keterampilan perencanaan membuat kita mampu mengatasi tantangan berat yang kita hadapi. Dengan belajar melakukan  lebih banyak dengan sumber yang lebih sedikit kita dapat mengatasi perubahan-perubaha yang mungkin terjadi.

Sumber : Buku Powerful Planning Skill By Peter Capezio